Шаблон учёта клиентов и записей салона в Excel

Что внутри шаблона

Файл uchet-klientov-i-zapisey-salona.xlsx — три связанных листа. Жёлтые ячейки заполняете вы, остальное считается формулами. Примеры строк вымышленные — удалите их перед началом работы.

• «Клиенты». ID, имя, телефон, день рождения, откуда пришёл, отметки о согласии на обработку персональных данных и на рассылки, заметки (аллергии, предпочтения, формула окрашивания). Формулы сами считают по каждому клиенту число визитов, сумму, дату последнего визита и сколько дней он не был.
• «Записи». Журнал визитов: дата, время, ID клиента, услуга, мастер, длительность, сумма, статус (пришёл, не пришёл, отменил), способ оплаты. Имя подтягивается по ID автоматически, а сумма учитывается только у визитов со статусом «пришёл».
• «Итоги». Помесячно: записей, пришли, не пришли, отменили, доля неявок, выручка, средний чек. Достаточно вписать первое число месяца.

Шаблон работает в Microsoft Excel 2019 и новее, в LibreOffice Calc и в «Моём Офисе». В старых версиях Excel колонка «Последний визит» может не посчитаться: там нет функции МАКСЕСЛИ. Таблица рассчитана на 200 клиентов и 500 записей — растяните формулы вниз, если нужно больше.

Как вести таблицу, чтобы она приносила пользу

1. Один клиент — один ID. Ищите клиента по телефону, прежде чем завести новую строку. Дубли разрушают статистику: один человек выглядит как три «ушедших». О проверке базы на дубли — статья «Дубли клиентов: как проверить базу».
2. Статус каждой записи. Отмечайте не только пришедших, но и неявки и отмены. Без этого не посчитать потери — их оценит калькулятор потерь от неявок.
3. Источник клиента. Карты, соцсети, рекомендация, сертификат. Через пару месяцев видно, какой канал приводит клиентов, которые возвращаются.
4. Раз в месяц — сортировка по «Дней без визита». Клиенты, которые не были 60–120 дней, — первые кандидаты на приглашение.

Здоровье базы: что показывает калькулятор

Размер базы сам по себе мало что значит: тысяча клиентов, из которых активны триста, — это триста клиентов. Калькулятор делит базу на три группы: активные (были за 90 дней), «спящие» (90–180 дней) и ушедшие (больше 180 дней), — и показывает, сколько новых клиентов не возвращается каждый месяц. В примере база 1 200 человек, активны 380 — 32 %. «Спящих» 180, и если вернуть хотя бы каждого десятого, это 18 клиентов и около 45 000 ₽ выручки только с одного визита каждого. Ещё важнее — 25 новых клиентов в месяц, которые не приходят второй раз. Цифры условные — подставьте свои.

Сколько приносит клиент за всё время и сколько можно тратить на его удержание, покажет калькулятор LTV. Как возвращать клиентов — в статьях «Как удержать клиентов салона» и «Как вести клиентскую базу».

Если вы ведёте в таблицах не только клиентов, но и деньги салона, посмотрите статью «Управленческий учёт салона: P&L и ДДС».

Персональные данные в таблице

Имя, телефон, дата рождения и тем более сведения о здоровье (аллергии) — персональные данные. Получайте согласие клиента на их обработку (образец согласия в Word), храните файл в защищённом месте с паролем, не пересылайте его в мессенджерах и не держите копии на личных телефонах сотрудников. Подробно — в статье «Персональные данные клиентов салона: 152-ФЗ».

Когда Excel становится мало

Таблица хорошо работает, пока клиентов немного, а записывает один человек. Когда администраторов двое, мастера хотят видеть своё расписание с телефона, а клиенты — записываться онлайн, одна таблица начинает расходиться с реальностью. Тогда стоит перенести базу в CRM: в Homade клиенты, записи, история визитов и неявки ведутся в одном кабинете, а данные из Excel можно перенести при переходе. Если же для вашей сети нужна своя система учёта или интеграция с 1С, это задача для заказной разработки — студия «Левицкий Концепт» делает такие проекты под ключ.

Посчитали — дальше удобнее вести это в рабочей системе: онлайн-запись Homade. Все бесплатные калькуляторы и шаблоны собраны в разделе «Инструменты».