График работы мастеров в салоне: как составить смены без дыр и переработок

Во вторник утром в салоне три мастера и два клиента. В пятницу вечером — один мастер и пять человек, которым пришлось отказать. Такая картина знакома почти каждому салону, и причина почти всегда в графике: он составлен по удобству мастеров или по привычке, а не по тому, когда клиенты действительно хотят прийти. При этом переделать график так, чтобы он совпадал со спросом, — одна из самых дешёвых возможностей увеличить выручку без рекламы и без найма.

Начните с данных о спросе

Посмотрите, когда клиенты записываются и когда им отказывают. Нужны данные хотя бы за два-три месяца, чтобы сгладить случайные колебания.

• Заполненность расписания по дням недели и по часам.
• Число отказов и неудачных попыток записи по дням и часам — если администратор их записывает.
• Популярность отдельных мастеров: к кому записываются заранее, к кому — в последний момент.
• Длительность и тип услуг в разное время: утром могут чаще брать короткие процедуры, вечером — длинные.

Если у вас есть онлайн-запись, данные о заполненности уже есть в системе. Если нет — начните вести хотя бы журнал отказов у администратора: время, услуга, мастер. Через месяц картина станет понятной.

Типичная картина спроса

У разных салонов спрос распределяется по-разному, но общие закономерности встречаются часто.

Ваша картина может отличаться: салон в деловом центре загружен в обед, а салон в спальном районе — вечером и в выходные. Ориентируйтесь на свои данные.

Форматы смен

Есть несколько распространённых схем, у каждой свои плюсы.

Фиксированный график 5/2 или 2/2. Мастер работает в определённые дни с фиксированными часами. Предсказуемо для мастера и для клиентов, но плохо подстраивается под спрос.

Скользящие смены. Мастера работают в разное время: кто-то с утра до обеда, кто-то с обеда до вечера, кто-то в длинную смену. Позволяет покрыть пики и не держать лишних людей в спокойные часы.

Гибкий график по записи. Мастер открывает окна под запись на неделю или две вперёд и сам выбирает время. Удобно для мастеров на проценте или в аренде, но требует от салона договорённостей о минимальном присутствии в пиковые часы.

На практике большинство салонов комбинируют: базовая часть графика фиксированная, а пиковые часы покрываются скользящими сменами.

Как составить график шаг за шагом

1. Определите минимальный состав на каждый промежуток времени по направлениям: сколько парикмахеров, мастеров маникюра, косметологов нужно, чтобы покрыть типичный спрос.
2. Отметьте пиковые часы, в которые нужен дополнительный мастер.
3. Соберите пожелания команды: удобные дни, ограничения, планы отпусков. Пожелания учитываются, но не определяют график целиком.
4. Распределите смены, начиная с пиковых часов и популярных мастеров.
5. Проверьте перерывы и длительность смены. Мастер без перерыва к концу длинной смены работает хуже и медленнее.
6. Опубликуйте график заранее — минимум за неделю, лучше за две, — чтобы клиенты могли записаться.

Перерывы и время на подготовку

Расписание, в котором услуги стоят вплотную друг к другу, выглядит эффективным только на бумаге. На деле мастер не успевает подготовить рабочее место, обработать инструменты, поесть — и начинает задерживать следующих клиентов.

• Закладывайте время на подготовку между услугами — 5–15 минут в зависимости от процедуры.
• Планируйте обеденный перерыв в смене от 6–8 часов в часы наименьшего спроса.
• Не ставьте сложные длинные процедуры подряд одному мастеру на весь день.

Время на обработку инструментов — не только вопрос удобства, но и требований к санитарному режиму.

Отпуска и замены

Отпуска мастеров нужно планировать на год вперёд, хотя бы в общих чертах. Если два ведущих мастера одного направления уходят в отпуск в одну и ту же неделю перед праздниками, исправить это за неделю невозможно.

• Соберите планы отпусков в начале года.
• Не допускайте одновременного отпуска мастеров одного направления в пиковые периоды.
• Договоритесь о порядке замены при болезни: кто может взять смену, как перераспределяются клиенты.
• Предупреждайте клиентов, записанных к отсутствующему мастеру, как можно раньше и предлагайте варианты.

Учёт пожеланий команды

График, который полностью игнорирует пожелания мастеров, приводит к текучке. График, который полностью построен на пожеланиях, не совпадает со спросом. Хороший компромисс:

• прозрачные правила: сколько смен в выходные и вечером должен взять каждый;
• справедливая ротация неудобных смен;
• приоритет для пожеланий, заявленных заранее;
• дополнительная оплата или бонус за работу в пиковые часы, если они непопулярны у команды.

Если мастера работают на проценте, их интерес обычно совпадает с интересом салона: в пиковые часы больше клиентов и больше заработок. Об оплате мастеров — в статье о расчёте зарплаты мастера.

Как проверить, что график работает

Раз в месяц посмотрите на несколько показателей:

• заполненность расписания по мастерам и по времени;
• число отказов в записи;
• часы, в которые мастера на смене, но без клиентов;
• переработки — смены, которые затянулись из-за задержек.

Если в определённые часы стабильно пусто, а в другие стабильно отказываете, график нужно двигать. Это нормальный процесс: спрос меняется по сезонам, и график должен меняться вместе с ним. О сезонных колебаниях — в статье о сезонности салона.

Когда смены мастеров и онлайн-запись живут в одной системе, клиенты видят только реальные свободные окна, а заполненность по часам считается автоматически. В Homade график мастеров связан с записью — подробнее в разделе об онлайн-записи.

Вопросы и ответы

За сколько времени публиковать график?

Минимум за неделю, лучше за две. Так клиенты успевают записаться заранее, а мастера — спланировать личные дела.

Как быть, если мастера не хотят работать по вечерам и в выходные?

Ввести прозрачные правила ротации и, при необходимости, бонус за работу в пиковые часы. Если мастера на проценте, объяснить, что пиковые часы — это больше клиентов и выше заработок.

Сколько времени закладывать между услугами?

Обычно 5–15 минут на подготовку рабочего места и обработку инструментов, в зависимости от процедуры. Для длинных и сложных услуг — больше.