Общий план перехода мы описывали в статье как перейти с YClients на другую CRM, а для Altegio и Dikidi — в отдельной инструкции по миграции. Здесь подробно о самом рискованном: о данных.
Чья это база
Клиентская база салона — это персональные данные, и оператором этих данных является салон, а не CRM. Сервис записи обрабатывает данные по поручению салона. Поэтому:
- салон вправе забрать свою базу в любом удобном формате, который даёт сервис;
- мастер, уходящий из салона, не вправе забирать базу салона, если клиенты записывались через салон;
- при переходе в новую CRM новый сервис тоже становится обработчиком по поручению. Проверьте, что в вашей политике обработки персональных данных это отражено.
Подробнее о правилах — в статье персональные данные клиентов салона и 152-ФЗ.
Шаг 1. Составьте список того, что нужно сохранить
| Данные | Зачем | Формат |
|---|---|---|
| Клиенты: имя, телефон, e-mail, день рождения, комментарии | Основа базы | Excel |
| История визитов: даты, услуги, мастера, суммы | Для аналитики и спорных ситуаций | Excel или отчёт |
| Остатки абонементов | Обязательства перед клиентами | Excel или ручная таблица |
| Балансы бонусов и депозитов | Обязательства перед клиентами | Excel или ручная таблица |
| Проданные и непогашенные сертификаты | Обязательства перед клиентами | Excel или ручная таблица |
| Будущие записи | Чтобы никто не пришёл «в никуда» | Список или журнал на 4–6 недель |
| Услуги, цены, длительности | Для настройки новой CRM | Excel или скриншоты |
| Сотрудники и их схемы оплаты | Для расчёта зарплаты | Ручная таблица |
| Согласия клиентов на обработку данных и рассылки | Для законной работы с базой | Отметки в выгрузке или бумажные согласия |
| Финансы и остатки склада | Для сверки и бухгалтерии | Отчёты |
Шаг 2. Выгрузите клиентов
В YCLIENTS клиентская база обычно выгружается в Excel из раздела с базой клиентов. Кнопка выгрузки доступна сотруднику, у которого в правах доступа разрешён экспорт. Если кнопки нет, проверьте права своей учётной записи или напишите в поддержку YCLIENTS. Интерфейс сервиса меняется, поэтому ориентируйтесь на справку YCLIENTS, а не на чужие скриншоты.
После выгрузки сразу проверьте файл:
- число строк совпадает с числом клиентов в системе;
- телефоны в одном формате, без пустых значений;
- кириллица читается, а не превратилась в «кракозябры» (если да, откройте файл через импорт с кодировкой UTF-8);
- нет дублей: один человек под двумя телефонами или два человека под одним номером. Как искать и объединять дубли, описано в статье дубли клиентов в базе.
Сохраните исходный файл без правок в отдельной папке. Это ваш архив на случай споров.
Шаг 3. Зафиксируйте обязательства перед клиентами
Абонементы, бонусы, депозиты и сертификаты — это деньги, которые клиенты уже заплатили или заработали. Если они «сгорят» при переезде, вы потеряете не только клиентов, но и рискуете получить претензии.
- Выберите дату фиксации, например последний день работы в старой системе.
- В этот день выгрузите или выпишите остатки по каждому клиенту: сколько визитов осталось в абонементе, какой баланс бонусов, какие сертификаты не погашены и на какую сумму.
- Сверьте итоговые суммы с отчётами старой системы.
- Внесите остатки в новую систему до первого визита клиента после переезда.
Шаг 4. Перенесите будущие записи
Будущие записи — самая частая потеря при переезде. Порядок:
- выгрузите или выпишите журнал на 4–6 недель вперёд;
- выберите день, с которого новые записи ведутся только в новой CRM;
- перенесите будущие записи вручную в новую систему и сверьте по каждому мастеру;
- отключите онлайн-запись старой системы на сайте, в соцсетях и на картах в тот же день, когда включаете новую. Иначе клиенты запишутся туда, где их никто не увидит.
Шаг 5. Замените ссылки на запись
Ссылки на онлайн-запись обычно разбросаны по многим местам. Пройдите по списку:
| Где | Что заменить |
|---|---|
| Яндекс Карты, 2ГИС | Кнопка и ссылка записи в карточке |
| Сайт салона | Виджет записи, кнопки |
| Соцсети, Telegram-канал, MAX | Ссылка в шапке профиля, закреплённые сообщения |
| Шаблоны сообщений клиентам | Ссылка для записи и переноса |
| Визитки, таблички с QR-кодом | QR-код на новую ссылку |
Как настроить карточки на картах, читайте в статье Яндекс Карты и 2ГИС для салона, а виджет для сайта — на странице виджет онлайн-записи.
Шаг 6. Предупредите клиентов
Клиентам не важно, какой CRM пользуется салон. Им важно, чтобы запись работала, а их бонусы и абонементы сохранились. Короткого сообщения достаточно:
Отправляйте такие сообщения только для информирования о записи и обязательствах. Рекламу в этом же сообщении не добавляйте: для неё нужно отдельное согласие клиента.
Шаг 7. Две недели параллельной работы
Не отключайте старую систему в день переезда. Оставьте её доступной на чтение 1–2 недели:
- сверяйте, все ли клиенты нашлись в новой базе, когда приходят на визит;
- проверяйте остатки абонементов при первом визите каждого клиента;
- ищите записи, которые клиенты сделали по старым ссылкам.
Типичные потери при переезде и как их избежать
| Что теряют | Почему | Как избежать |
|---|---|---|
| Записи на ближайшие недели | Не перенесли журнал вручную | Выписать журнал на 4–6 недель и сверить по каждому мастеру |
| Остатки абонементов | Не зафиксировали на дату переезда | Таблица остатков, подписанная управляющим |
| Бонусы постоянных клиентов | Новая система стартует с нуля | Внести балансы до первого визита клиента |
| Клиентов, записавшихся по старой ссылке | Не отключили старую онлайн-запись | Отключить старую запись в день запуска новой |
| Согласия на рекламные сообщения | Не перенесли отметки | Перенести отметки или заново собрать согласия при визите |
| Доступ к истории для споров | Удалили аккаунт сразу | Хранить выгрузку и не удалять аккаунт до окончания параллельной работы |
Пример плана переезда для салона на 6 мастеров
| День | Что делаем | Кто |
|---|---|---|
| −14 | Выгрузка клиентов, проверка файла, архив | Владелец |
| −10 | Настройка услуг, мастеров, графиков в новой CRM | Управляющий |
| −7 | Импорт клиентов, проверка дублей, обучение администраторов | Управляющий, администраторы |
| −3 | Фиксация остатков абонементов, бонусов и сертификатов | Управляющий |
| 0 | Перенос будущих записей, замена ссылок, запуск новой записи | Администраторы |
| +1…+14 | Параллельная сверка, старая система только для чтения | Администраторы |
| +15 | Отключение старой системы, хранение выгрузки | Владелец |
Чем меньше салон, тем короче этот план: студия на 2 мастера проходит его за неделю.
Права и персональные данные при переезде
Переезд — хороший повод навести порядок с согласиями. Проверьте, у кого из клиентов есть согласие на обработку данных, а у кого на рекламные сообщения. Новые согласия удобно собирать при визите. Образцы есть в генераторе согласие клиента на процедуру и обработку ПДн. Если базу вы раньше вели ещё и в таблице, пригодится шаблон учёта клиентов в Excel — по нему легко подготовить файл для импорта.
Что сделать после переезда
Через месяц после переезда проверьте результат:
- все ли постоянные клиенты были хотя бы раз отмечены в новой системе;
- совпадают ли остатки абонементов с таблицей фиксации;
- нет ли новых дублей, созданных администраторами вручную;
- работают ли все ссылки на запись: сайт, карты, соцсети;
- пришли ли записи через новые каналы и сколько.
Если какой-то канал записи «замолчал», скорее всего, там осталась старая ссылка. Посмотрите статью онлайн-запись в салон: как настроить, чтобы правила записи в новой системе совпадали с теми, к которым привыкли клиенты.
Как перенести базу в Homade: честно о возможностях
Если вы переходите в Homade, вот что делается самостоятельно, а что вручную:
| Что | Как переносится |
|---|---|
| Клиенты: имя и телефон | Импорт списком: вставьте строки «Имя, Телефон» из Excel, до 2 000 строк за раз. Клиенты с уже существующим телефоном пропускаются, дубли не создаются |
| День рождения, теги, согласия, скидка, номер карты | Заполняются в карточке клиента |
| Услуги, цены, мастера, график | Настраиваются в кабинете, обычно за вечер для салона на 5–10 мастеров |
| Остатки абонементов, бонусов, депозитов, сертификатов | Вносятся вручную по таблице на дату фиксации |
| Будущие записи | Создаются в журнале вручную |
| История визитов из старой системы | Не импортируется. Сохраните выгрузку как архив; новая история начнёт копиться с первого визита в Homade |
Мы пишем об этом прямо, чтобы переезд не оказался сюрпризом. Если база большая и нужен совет по порядку переноса, напишите в чат на сайте. Сравнение с YCLIENTS и детали — на странице замена YCLIENTS.
Вопросы и ответы
Как выгрузить клиентскую базу из YCLIENTS в Excel?
Обычно выгрузка доступна в разделе клиентской базы сотруднику, у которого в правах разрешён экспорт. Если кнопки нет, проверьте права учётной записи или обратитесь в поддержку YCLIENTS. Выгружайте базу, пока подписка активна.
Кому принадлежит клиентская база салона?
Оператором персональных данных клиентов является салон. CRM-сервис обрабатывает их по поручению салона. Поэтому салон вправе забрать свою базу при переходе в другую систему.
Что будет с абонементами и бонусами клиентов при смене CRM?
Это обязательства салона. Зафиксируйте остатки на дату переезда, сверьте с отчётами и внесите в новую систему до первого визита клиента.
Можно ли перенести историю визитов из YCLIENTS в Homade?
Нет, история визитов не импортируется. Импортируются имена и телефоны, остальное заполняется в карточке клиента, а выгрузку истории стоит сохранить как архив.
Нужно ли предупреждать клиентов о смене CRM?
Достаточно сообщить тем, у кого есть будущие записи, абонементы или бонусы, что всё сохранено, и дать новую ссылку для записи. Рекламу в такие сообщения не добавляйте.
Сколько длится переезд с одной CRM на другую?
Подготовка и выгрузка занимают 1–2 недели, настройка новой системы — 1–2 вечера, параллельная работа — ещё 1–2 недели.
Что делать, если подписка YCLIENTS уже закончилась?
Попробуйте войти в аккаунт: доступ к данным может сохраняться в ограниченном режиме. Если выгрузка недоступна, обратитесь в поддержку YCLIENTS с запросом на выгрузку данных вашего салона как оператора персональных данных.
Можно ли вести базу в Excel вместо CRM на время переезда?
Можно на короткий срок. Подойдёт шаблон учёта клиентов в Excel, но не держите две базы дольше двух недель: данные начнут расходиться.
Читайте также
Запустите салон на Homade
14 дней бесплатно, карта не нужна. Перенесём вашу базу из YClients или Altegio.