Генератор графика смен мастеров

Как составить график работы мастеров

График смен решает две задачи одновременно: в часы спроса в салоне должно быть достаточно мастеров, а у каждого мастера — предсказуемые выходные и разумная нагрузка. Ошибки видны сразу: в пятницу вечером мест нет и клиенты уходят к конкурентам, а во вторник утром трое мастеров сидят без записи. Генератор помогает быстро собрать сетку на месяц, увидеть часы каждого мастера и дни, когда работает слишком мало людей.

Какие схемы бывают

• 2/2 — два дня работы, два выходных. Самая распространённая схема в салонах с длинным рабочим днём: смены по 11–12 часов, салон открыт каждый день. Два мастера со сдвигом на два дня полностью покрывают неделю.
• 3/3 — три через три. Меньше пересменок, но длинные серии рабочих дней тяжелее для мастера.
• 5/2 (пн–пт) — классическая пятидневка. Подходит администраторам, управляющим, мастерам в салонах, закрытых по выходным.
• 6/1 — шесть рабочих дней и воскресенье выходной. Встречается у частных мастеров; для сотрудников — проверьте соответствие трудовому законодательству.
• 4/2, день через день, сутки через двое — для отдельных случаев: короткие смены, совмещение, массажисты и косметологи с записью на определённые дни.

Схемы можно смешивать: основной состав на 2/2, администратор на 5/2, топ-мастер — на своей схеме. Поле «Первый рабочий день» сдвигает цикл, а «Выходные» убирают отдельные дни — отпуск, учёбу, отгулы.

Покрытие: сколько мастеров нужно в день

Строка «Работают» под графиком показывает, сколько мастеров выходит в каждый день, а дни ниже минимума подсвечиваются. Минимум задайте исходя из спроса. Посмотрите по журналу записи, сколько часов услуг в среднем приходится на каждый день недели, и разделите на часы смены с учётом реальной загрузки — например, 75%. Так вы поймёте, что в субботу нужны четыре мастера, а в понедельник хватит двух. Если считать удобнее в общем виде, используйте калькулятор загрузки мастеров: он покажет, сколько мастеров нужно под ожидаемое число визитов.

Правила хорошего графика

1. Публикуйте график заранее — минимум за две недели до начала месяца. Мастера планируют жизнь, а администратор открывает запись.
2. Собирайте пожелания до составления, а не после. Отпуска и важные даты внесите в «Выходные» сразу.
3. Ставьте сильных мастеров на пиковые дни, а новичков — так, чтобы рядом был опытный коллега.
4. Следите за часами. Колонка «Часов» показывает нагрузку каждого мастера за месяц. Для сотрудников по трудовому договору учитывайте нормы рабочего времени и правила суммированного учёта — уточните их у кадровика или юриста.
5. Оставляйте резерв. Если в каждый день работает ровно минимум, любая болезнь создаёт дыру. Хотя бы в пиковые дни планируйте на одного мастера больше.
6. Не меняйте график молча. Любая замена — через администратора, с переносом записей клиентов.

Как пользоваться генератором

Выберите месяц и год, задайте минимальное число мастеров в день. В таблице мастеров укажите имя, схему, первый рабочий день цикла в этом месяце и длину смены. Если нужно, впишите выходные числа. График обновляется сразу. Кнопка «Скачать Excel» сохраняет табель с отметками «Р», итогами смен и часов и строкой покрытия — его можно доработать и разослать команде. Кнопка «Распечатать» печатает только график, удобнее в альбомной ориентации. Список мастеров запоминается в вашем браузере, чтобы в следующем месяце не вводить его заново.

Подробно о том, как распределять смены по спросу, учитывать пожелания команды и избегать переработок, — в статье «График работы мастеров в салоне: как составить смены без дыр и переработок». В Homade онлайн-запись показывает клиентам свободные окна мастеров с учётом длительности услуг.

Пример: салон с четырьмя мастерами

Салон открыт ежедневно с 10:00 до 21:00, четыре мастера работают по схеме 2/2 сменами по 11 часов. Если поставить двум мастерам первый рабочий день 1, а двум другим — 3, каждый день в салоне будет по два мастера. Каждый мастер отработает за месяц 15–16 смен, это 165–176 часов. Если одна из мастеров уходит в отпуск на неделю, строка покрытия сразу покажет дни, когда в салоне остаётся один мастер, — и можно заранее договориться о дополнительных сменах или ограничить запись.

Администратор на 5/2 не закрывает выходные: в субботу и воскресенье запись ведут мастера или второй администратор. Такие разрывы тоже видны в графике, если добавить администраторов отдельными строками и смотреть на них отдельно от мастеров.

Посчитали — дальше удобнее вести это в рабочей системе: расчёт зарплаты мастеров в Homade. Все бесплатные калькуляторы и шаблоны собраны в разделе «Инструменты».