Закупки материалов в салоне красоты: точка заказа, страховой запас, ABC-анализ и замороженные деньги

Учёт склада и закупки — две стороны одной задачи. Складской учёт отвечает на вопрос «что у нас есть и куда оно уходит», закупки — «что, когда и сколько купить». О складском учёте, нормах списания и инвентаризации мы подробно писали в статье складской учёт косметики: как не терять деньги. Здесь — о закупках: точка заказа, страховой запас и как не держать лишнее.

Две проблемы закупок

Дефицит. Материал закончился — мастер работает другим, хуже подходящим, или переносит запись. Клиент недоволен, выручка теряется. Экстренная закупка в ближайшем магазине обычно дороже.

Избыток. Материалы на полгода вперёд — это деньги, которые не работают. Плюс риск истечения срока годности, смены трендов (купили 40 оттенков, которые перестали заказывать) и путаницы в остатках.

Цель закупок — держать запас, которого хватает до следующей поставки с небольшим запасом прочности, и не больше.

Ключевые понятия

Пример расчёта точки заказа

Ногтевая студия делает в среднем 15 маникюров с покрытием в день. Флакон базы 15 мл хватает примерно на 50 процедур. Поставщик привозит за 5 дней. Страховой запас — 3 дня.

1. Дневной расход базы: 15 / 50 = 0,3 флакона в день.
2. Точка заказа: 0,3 × (5 + 3) = 2,4 флакона. Округляем вверх: когда на складе осталось 3 флакона, пора заказывать.
3. Расход за месяц (30 дней): 0,3 × 30 = 9 флаконов. Если заказываете раз в месяц — заказ 9 флаконов; если раз в две недели — 5.

Так же считаются топ, популярные цвета, пилки, одноразовые полотенца, перчатки, дезсредства. Для каждой позиции — свой расход и свой срок поставки.

ABC-анализ: на чём сосредоточиться

В салоне сотни позиций, и считать точку заказа для каждой вручную невозможно. ABC-анализ помогает выделить главное: позиции делятся по доле в расходах на закупки.

Группа A — примерно 80% затрат: здесь стоит считать точку заказа, торговаться с поставщиками и контролировать списание. Группа B — средний контроль. Группа C — сотни мелочей на 7%: их достаточно проверять раз в месяц и закупать с запасом, не тратя на них время.

Оборачиваемость: сколько денег лежит на полках

Оборачиваемость склада показывает, на сколько дней работы хватит текущих запасов:

Оборачиваемость в днях = Стоимость запаса / Средний дневной расход.

Пример: на складе материалов на 300 000 ₽, расход — 200 000 ₽ в месяц, то есть около 6 700 ₽ в день. Оборачиваемость — 45 дней. Если поставщики привозят за неделю, разумный запас — 14–20 дней, то есть 95–135 тыс. ₽. Значит, около 165–205 тыс. ₽ «заморожено» в лишних остатках. Эти деньги могли бы пойти на рекламу, ремонт или резерв.

Высвобождаются деньги не сразу, а постепенно: вы просто закупаете меньше, пока остатки не снизятся до целевого уровня.

Пример таблицы точек заказа

Удобно завести одну таблицу для позиций группы A и обновлять её раз в квартал, когда меняются объёмы:

Точка заказа округляется вверх, размер заказа — до удобной упаковки. Если поставщик даёт скидку за коробку, посчитайте, на сколько дней работы её хватит: если больше чем на 6–8 недель, скидка, скорее всего, не окупает замороженные деньги.

Сезонность закупок

Спрос на услуги меняется по месяцам, и закупки должны следовать за ним:

• Ноябрь — декабрь: рост записей перед праздниками, больше окрашиваний, дизайнов, укладок. Увеличьте запас ходовых позиций заранее — поставщики в декабре тоже перегружены, сроки поставки растут. Подробнее — в статье о новогоднем сезоне.
• Январь: спад, остатки после декабря нужно «доработать». Не заказывайте по декабрьским нормам.
• Март: всплеск перед 8 Марта.
• Лето: больше педикюра, меньше окрашиваний у части клиентов, отпуска мастеров.

Пересчитывайте дневной расход по позициям группы A перед каждым сезоном, а не раз в год.

Ревизия цен поставщиков

Раз в квартал полезно сравнить закупочные цены по позициям группы A у основного и у одного-двух альтернативных поставщиков. Цены в отрасли меняются часто, а привычный поставщик может незаметно поднять их на 10–15%. При расходе 200 000 ₽ в месяц разница в 5% по группе A — это около 8 000 ₽ в месяц или почти 100 000 ₽ в год. Ревизия занимает пару часов и часто даёт аргумент для переговоров о скидке даже без смены поставщика. Фиксируйте результаты ревизии в той же таблице точек заказа: так видно, как менялась цена каждой ключевой позиции за год и когда пора пересматривать прайс услуг. Через год такая история цен становится лучшим аргументом и в переговорах с поставщиком, и в разговоре с клиентами о повышении цен.

Инвентаризация

Точка заказа работает, только если учётный остаток совпадает с фактическим. Поэтому:

• позиции группы A пересчитывайте раз в неделю или две — это 15–20 минут;
• полную инвентаризацию проводите раз в месяц;
• расхождения больше 5% по позиции разбирайте: неверная норма списания, неучтённое списание, ошибка приёмки или пропажа.

Как проводить инвентаризацию и разбирать расхождения — в статье складской учёт косметики.

Как выбрать поставщиков

1. Основной и запасной поставщик по каждой позиции группы A. Если основной задерживает поставку, запасной спасает рабочий день.
2. Срок поставки и минимальная партия. Дешёвый поставщик с поставкой за 3 недели заставляет держать большой запас.
3. Скидки за объём. Считайте, окупает ли скидка 5% лишний месяц запаса. Часто нет.
4. Подлинность продукции. Покупайте у официальных дистрибьюторов: подделки опасны для клиентов и репутации. Для косметики на перепродажу учитывайте маркировку — см. статью о маркировке косметики «Честный знак».
5. Сроки годности. Не берите большие партии продукции с коротким остаточным сроком.

Регламент закупок

Чтобы закупки не зависели от памяти одного человека, закрепите простой порядок:

• Кто отвечает: администратор или старший мастер формирует заказ, владелец или управляющий утверждает.
• Когда: фиксированный день заказа (например, каждый понедельник), плюс внеплановый — при достижении точки заказа.
• Как: по списку позиций с точками заказа; что ниже точки — в заказ.
• Лимит: месячный бюджет на закупку материалов, например 8% от выручки услуг.
• Приёмка: сверка с накладной, проверка сроков годности, оприходование на склад в день поставки.

Связь закупок с ценами

Закупочные цены растут, а прайс часто стоит на месте. Раз в квартал сравнивайте фактическую себестоимость материалов на услугу с той, что заложена в цене. Если материалы на маникюр подорожали со 150 до 190 ₽, это 40 ₽ с каждой процедуры — при 450 процедурах в месяц 18 000 ₽ упущенной прибыли. Как пересчитать — в статье материалы дорожают: как пересчитать прайс и в калькуляторе себестоимости услуги.

Мастера и материалы

Частый источник перерасхода — каждый мастер работает своими любимыми материалами, и склад разрастается. Помогает:

• утверждённый список брендов и позиций для основных услуг;
• нормы расхода на услугу, известные мастерам;
• разбор отклонений: если у одного мастера расход на 30% выше, чем у остальных, — обсудить причину;
• новые позиции — только после согласования и проверки спроса.

Если мастера работают своими материалами (аренда кресла), закупки салона ограничиваются общими расходниками и дезсредствами. Подробнее о моделях — в статье аренда кресла или процент.

Что даёт автоматизация

Самое трудоёмкое в закупках — знать фактический остаток и расход. Если материалы списываются автоматически по нормам при проведении услуги, остаток всегда виден, а система подсказывает, что заканчивается. В Homade складской учёт списывает материалы по услугам, показывает остатки и расход по мастерам — по этим данным легко посчитать точку заказа и оборачиваемость.

С чего начать, если учёта пока нет

Если сейчас закупки делаются «когда закончилось», не пытайтесь сразу выстроить идеальную систему. Начните с пяти-семи позиций, на которые уходит больше всего денег, и посчитайте для них дневной расход и точку заказа. Назначьте одного ответственного и фиксированный день заказа. Через месяц добавьте следующие позиции группы A, через два — проведите первую полную инвентаризацию. Такой постепенный переход занимает около квартала, но не нарушает работу салона и не требует от команды резко менять привычки.

Закупки и мастера-арендаторы

Если в салоне работают мастера на аренде со своими материалами, договоритесь, какие расходники салон предоставляет сам: дезсредства, одноразовые полотенца, перчатки. Учитывайте их в стоимости аренды и закупайте так же по точке заказа. Иначе общие расходники заканчиваются в самый неподходящий момент, а их стоимость незаметно съедает доход от аренды.

Хорошие закупки незаметны: материалы всегда есть, склад не переполнен, а деньги работают на развитие салона, а не лежат на полках. Именно к такому состоянию стоит стремиться, и оно достигается за несколько месяцев последовательной работы.

Итог

Правильные закупки — это запас до следующей поставки плюс небольшой страховой запас, и не больше. Посчитайте точку заказа для позиций группы A, введите регламент с фиксированным днём заказа и лимитом, проверяйте оборачиваемость склада раз в месяц. Высвобожденные из лишних остатков деньги — это бесплатный оборотный капитал.

Вопросы и ответы

Что такое точка заказа?

Остаток материала, при котором пора делать заказ. Считается как средний дневной расход, умноженный на срок поставки плюс дни страхового запаса.

Какой запас материалов держать в салоне?

Обычно на 2–3 недели работы при поставке за неделю. Больше — замороженные деньги и риск истечения сроков годности, меньше — риск дефицита.

Как понять, что на складе слишком много материалов?

Посчитайте оборачиваемость: стоимость запаса разделить на дневной расход. Если запас на 45 дней при поставке за неделю — склад избыточен.

Что такое ABC-анализ закупок?

Разделение позиций по доле в расходах: группа A — около 80% затрат, B — средняя, C — мелочи. Контроль и точку заказа сначала настраивают для группы A.

Как часто делать заказ?

Удобно иметь фиксированный день заказа раз в неделю или две и внеплановый заказ при достижении точки заказа по ключевым позициям.

Кто должен отвечать за закупки?

Один ответственный — администратор или старший мастер — формирует заказ по списку, а владелец или управляющий утверждает в пределах бюджета.

Окупается ли скидка поставщика за большой объём?

Только если запаса хватит не дольше чем на 6–8 недель работы. Иначе экономия от скидки меньше потерь от замороженных денег, риска истечения сроков и путаницы в остатках.